内部監査を初めてリモートで実施しました

• ●コロナ禍に対応し、各拠点の内部監査をリモートで実施しました。
• ●やり方は変わりましたが、内部監査の「ＱＭＳを‘ものさし’とし、手順に沿って、出来ているかを監査する」役割は変えていません。

新しいやり方から準備したこと

• ●リモートでの監査なので、ＪＯＢの運用過程で作られた資料の確認よりも対象者との質疑応答や協議から、その行動の妥当性を確認していこうと思いました。
• ●そのために、観察のテーマや、そのプロセスでの重点行動を、深く確認できるような質問を準備しました。
• ●今回、私が意識した観察テーマは、①コロナ禍における作業の工夫。②仕事の効率化への取り組み。で「対象者からより多くの話しを聴こう！」という思いで臨みました。

話を聴こうとしたら「おっ！」と思えることが出てきた

• ●当社作業の「準備の段階」の監査で、「作業の事前のミーティング」をどのようにやっているのかを確認したところ、「事前のミーティングﾞは集まって行っている。作業メンバー全員集まれない時は数回に分けて行っている事もある」というある事業所の運用が見えました。
• ●運用規定は、「ＪＯＢの責任者は、当該ＪＯＢの校正メンバーを招集し、事前ミーティングを開催する」で、当該事業所は正しい運用をしており、監査では「問題無し」となります。
• ●ここでチョット別の視点から、「でも今は事業所内でコロナ感染も対策していかないといけないよね。集まると感染リスクも高くなるし、2度やると開催者は時間も2倍かかるので効率的ではないよね？その辺はどう考えている？」と聞いてみました。
• ●すると「今は個人毎にＰＣも配布されているので、リモート会議等での実施が妥当であるなら、ファイル共有、チャット等を使って、事前ミーティングをしていきたい」という新たな動きの提案がでてきて、おっ！と思いました。

ルールは法律と同じで守るべきものだが、環境、時代に合わせて変化させていくもの。

• ●今回のやりとりから、運用規定にある「招集」によって、ＰＣを使ったミーティングをやりづらくさせているということに気づきました。 
• ●「招集」はやり方であってミーティングの品質を直接担保する行為ではない。やり方に縛られて、多くのメンバーがコロナに感染したら、作業はストップするし、お客様にも迷惑をかけることになります。 
• ●今当社では仕組み軽量化や、ペーパーレス化を目的としたＱＭＳマニュアルの見直しをしており、今回の内部監査で見えたことも生かし、マニュアルには、品質を担保する必要な動きのみをシンプルな文章で記載するよう取り組んでいます。
• ●コロナという黒船は、当社のデジタル化を進め、監察の様式を変え、人の意識も変え、行動も変え、ルールも変えてしまうということを身をもって体験できました。